Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR)

Al fine di condurre un trattamento corretto e trasparente, Aptus.AI S.r.l. rende la seguente informativa (“Informativa Privacy”) – redatta ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) n. 679/2016 sulla “Protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali” (“GDPR”) e del D. Lgs. 196/2003 (c.d. “Codice Privacy”), così come modificato dal D. Lgs. 101/2018 – destinata a tutti coloro che visitano e interagiscono con la piattaforma “Aptus.AI”, accessibile all’indirizzo internet https://next.aptus.ai (“Piattaforma”).

1. Definizioni

Aptus.AI: è Aptus.AI S.r.l., con sede legale in Pisa (PI), Via dell’Argine n. 1, 56122, P. IVA 02288220508.

Cliente: è una persona giuridica o una persona fisica, che intende usufruire dei Servizi, per il tramite dei propri Utenti.

Contratto: il contratto di volta in volta sottoscritto da Aptus.AI con l’Utente per usufruire dei Servizi.

Cookies: i cookie sono file di testo (lettere e/o numeri) che contengono pacchetti di informazioni che vengono memorizzati sul computer o sul dispositivo mobile degli Interessati tutte le volte che questi visitano un sito web attraverso un browser. Ad ogni successiva visita il browser invia i cookies al sito web che li ha originati o ad un altro sito. I cookies possono essere memorizzati solo per il tempo di utilizzo di un determinato sito (i.e., session cookies), o per un periodo di tempo più lungo ed indipendente dalla sessione (i.e., persistent cookies).

Corrispettivi: qualunque corrispettivo richiesto da Aptus.AI al Cliente per l’utilizzo dei Servizi tramite la Piattaforma. 

Dati Personali: qualunque informazione relativa ad una persona fisica, identificata o identificabile, direttamente e indirettamente, mediante riferimento al nome, ad un numero di identificazione, ai dati di ubicazione, a un identificativo online o a elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale. 

Enti Terzi: indica (i) banche dati e canali ufficiali di pubblicazione di enti normativi e regolatori pubblicamente accessibili; e (ii) banche dati e canali di pubblicazione a cui Aptus.AI ha accesso ovvero, previa richiesta e autorizzazione del Cliente, banche dati e canali di pubblicazione a cui il Cliente ha accesso.

Fornitori Terzi: indica i soggetti terzi di cui Aptus.AI si avvale, siano essi fornitori tecnici di servizi parzialmente o interamente essenziali ai fini dell’utilizzo dei Servizi (quali, a titolo meramente esemplificativo, cloud provider, AI provider, gestore dei pagamenti, ecc.), o di servizi non essenziali ma che apportano un valore aggiunto nell’utilizzo dei Servizi (quali, a titolo meramente esemplificativo, integrazioni della Piattaforma con Microsoft Teams, Google Workspace, ecc.).

Interessati: le persone fisiche a cui si riferiscono i Dati Personali, ai sensi dell’art. 4 del GDPR.

Piano: indica uno tra i piani indicati sulla Piattaforma, al quale corrispondono predeterminati Servizi.

Responsabile: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta Dati Personali per conto del Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 4 del GDPR. 

Servizi: i servizi fruiti dagli Utenti tramite la Piattaforma, come descritti nel Contratto.

Servizi SLA: gli eventuali servizi forniti da Aptus.AI a favore del Cliente con qualifica “enterprise” ai sensi dell’allegato “Service Level Agreement” del Contratto.

Spazio Economico Europeo: costituito dai Paesi UE, Norvegia, Islanda e Liechtenstein.

Titolare: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di Dati Personali ai sensi dell’art. 4 del GDPR.

Trattamenti: qualsiasi operazione o insieme di operazioni aventi ad oggetto i Dati Personali, quali, a titolo esemplificativo, la raccolta, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione, l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione e la distruzione.

Utenti: tutti gli utenti persone fisiche appartenenti e/o collegati al Cliente che, singolarmente, utilizzano la Piattaforma in nome e per conto del Cliente.

Webinar: gli eventi formativi, informativi o promozionali organizzati da Aptus.AI in modalità telematica. 

2. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati – Chi tratta i Dati Personali? 

Il titolare del Trattamento dei Dati Personali è Aptus.AI S.r.l.. 

Per qualsiasi domanda riguardo il Trattamento dei propri Dati Personali, il Titolare può essere contattato ai seguenti recapiti: 

(a) Posta: Via dell’Argine n. 1, 56122, Pisa;

(b) E-mail: info@aptus.ai; 

(c) PEC: aptus.ai@pec.it

3. Oggetto del Trattamento – Quali dati personali trattiamo?

Fra i Dati Personali raccolti e trattati dal Titolare rientrano: 

(a) Dati Personali direttamente forniti dall’Utente e/o dal Cliente: sono i Dati Personali dell’Interessato, identificativi e non sensibili (in particolare, nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono), spontaneamente comunicati dall’Utente e/o dal Cliente ad Aptus.AI, mediante la registrazione sulla Piattaforma e/o richiesta di contatto;

(b) Dati Personali raccolti automaticamente dalla Piattaforma: sono i Dati Personali dell’Interessato, identificativi e non sensibili, raccolti automaticamente dalla Piattaforma (quali, ad es., gli accessi alla pagina, la quantità di dati trasferiti, numeri ID di sessione, indirizzi IP, indirizzi URL, cookie, ecc.);

(c) Dati Personali raccolti durante la prestazione di Servizi: sono i Dati Personali dell’Interessato forniti durante l’utilizzo dei Servizi dagli Interessati stessi;

(d) Dati Personali raccolti presso Enti Terzi e/o Fornitori Terzi con cui l’Utente interagisce utilizzando i Servizi: sono i Dati Personali dell’Interessato provenienti da Enti Terzi e/o Fornitori Terzi e raccolti in occasione dell’utilizzo, da parte dell’Utente, di applicazioni di tali Enti Terzi e/o Fornitori Terzi (a esempio, in fase di registrazione, mediante lo schema di autenticazione c.d. “single sign-on”);

(e) Dati personali raccolti durante la partecipazione ai Webinar: sono i Dati Personali dell’Interessato, sia identificativi che relativi all’immagine e alla voce, raccolti durante la partecipazione ai Webinar organizzati da Aptus.AI, ivi inclusi nome, cognome, indirizzo email utilizzato per la registrazione, immagine video e audio acquisiti durante la sessione.

5bis.Dati Personali e integrazioni con servizi di terze parti – Dati Sensibili e accesso accidentale

La Piattaforma Next-OS offre integrazioni con applicazioni e servizi di terze parti (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, suite di produttività, client di posta elettronica, calendari, archivi documentali e strumenti di collaborazione) al solo scopo di fornire le funzionalità richieste dall’Utente e dal Cliente. 

Aptus.AI non raccoglie, richiede, tratta né conserva categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) — quali, a titolo esemplificativo, dati idonei a rivelare l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale — né dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell’art. 10 GDPR. Le funzionalità della Piattaforma non sono progettate per accedere a, né per elaborare, dati sensibili degli Utenti o dei loro contatti.

Qualora, nell’ambito delle predette integrazioni con servizi di terze parti, la Piattaforma dovesse accidentalmente recuperare dati rientranti nelle categorie di cui all’art. 9 o all’art. 10 GDPR, tali dati non saranno letti, elaborati, conservati né condivisi con soggetti terzi. Aptus.AI adotterà misure immediate per la loro rimozione permanente dai propri sistemi e non li utilizzerà per alcuna finalità.

I dati ottenuti tramite le integrazioni con servizi di terze parti sono utilizzati esclusivamente per erogare le funzionalità richieste dall’Utente e non sono impiegati per finalità pubblicitarie, di profilazione, né ceduti a soggetti terzi per scopi propri di questi ultimi.

4. Finalità e base giuridica del Trattamento – Perché trattiamo i tuoi Dati Personali? 

Il Titolare tratta i Dati Personali, anche con l’ausilio di mezzi informatici, telematici e manuali, per le seguenti finalità: 

(a) Permettere la navigazione sulla Piattaforma [consenso/legittimo interesse]

Alcuni Dati Personali potranno essere automaticamente raccolti durante la navigazione sulla Piattaforma. Per il trattamento di alcuni di questi dati è necessario acquisire il consenso dell’Interessato (es. cookie analytics), per altri il consenso non è necessario (es. cookie tecnici). 

Per ulteriori informazioni sulle modalità di Trattamento per questa specifica finalità, tempi di conservazione dei dati ed altri dettagli, consulta la nostra Cookie Policy.

Se sei un semplice navigatore della Piattaforma, questo è l’unico Trattamento che effettuiamo sui tuoi Dati Personali. 

(b) Gestire le richieste di contatto [legittimo interesse]

I Dati Personali potranno essere trattati per la gestione delle richieste di contatto, ivi incluse quelle collegate ai Servizi SLA. Tale Trattamento si fonda sul legittimo interesse (art. 6, c. 1, lett. f) del GDPR) di Aptus.AI di dare riscontro alle richieste di contatto, che Aptus.AI ritiene essere prevalente rispetto al diritto alla riservatezza degli Interessati. Il conferimento dei Dati Personali per questa finalità è necessario e, pertanto, l’eventuale rifiuto a fornirli comporterà l’impossibilità di completare la richiesta. 

(c) Consentire la registrazione alla Piattaforma [esecuzione del Contratto]

I Dati Personali del Cliente e/o degli Utenti saranno trattati per consentire la registrazione alla Piattaforma e l’utilizzazione dei Servizi. 

La base giuridica di questo Trattamento è l’esecuzione del Contratto (art. 6, c. 1, lett. b) del GDPR). Il conferimento dei Dati Personali per questa finalità è necessario e, pertanto, l’eventuale rifiuto a fornirli comporterà l’impossibilità di fornire correttamente i Servizi della Piattaforma individuati nel Contratto. 

(d) Consentire al Cliente e/o agli Utenti di usufruire dei Servizi [esecuzione del Contratto]

I Dati Personali del Cliente e/o degli Utenti saranno trattati per consentirti di usufruire dei Servizi mediante la Piattaforma, in base a quanto previsto nel Contratto.

La base giuridica di questo Trattamento è l’esecuzione del Contratto (art. 6, c. 1, lett. b) del GDPR). Il conferimento dei Dati Personali per questa finalità è necessario e, pertanto, l’eventuale rifiuto a fornirli comporterà l’impossibilità di fornire correttamente i Servizi della Piattaforma individuati nel Contratto.

(e) Invio di comunicazioni informative e promozionali (c.d. soft spam) relative ai Servizi a mezzo e-mail [legittimo interesse]

I Dati Personali del Cliente e/o dell’Utente potranno essere utilizzati per finalità di marketing generico, consistenti nell’invio di comunicazioni informative e promozionali riferite ai Servizi della Piattaforma. 

La base giuridica di questo trattamento è il legittimo interesse (art. 6, c. 1, lett. f) del GDPR) di Aptus.AI, costituito dal beneficio che Aptus.AI può ottenere dall’invio di comunicazioni informative e promozionali che favoriscono la vendita dei Servizi ai propri Utenti, coinvolgendo questi ultimi nel percorso di crescita e sviluppo di Aptus.AI, che quest’ultima ritiene prevalente rispetto al diritto alla riservatezza degli Utenti (che, peraltro, possono ragionevolmente aspettarsi di ricevere tali comunicazioni).

L’opposizione al presente Trattamento può essere esercitata dall’Utente, in ogni tempo, e senza alcuna motivazione, seguendo le indicazioni di cui al punto 8(c) della presente Informativa Privacy o tramite l’apposito link alla “disiscrizione” presente in ogni comunicazione promozionale inviata dal Titolare. 

(f) Consentire ai Clienti di eseguire i pagamenti dei Corrispettivi previsti dal Contratto [esecuzione del contratto]

I Dati Personali del Cliente potranno essere trattati ai fini del pagamento dei Corrispettivi indicati nel Contratto. La base giuridica di questo Trattamento è l’esecuzione del Contratto (art. 6, c. 1, lett. b) del GDPR). Il conferimento dei Dati Personali per questa finalità è necessario e, pertanto, l’eventuale rifiuto a fornirli comporterà l’impossibilità di fornire correttamente i Servizi della Piattaforma individuati nel Contratto.

(g) Conservare i dati dei mezzi di pagamento dei Clienti (e.g. carte di credito) al solo scopo di facilitare ulteriori acquisti sulla Piattaforma [consenso]

I Dati Personali del Cliente potranno essere trattati al fine di facilitare successivi acquisti da parte del Cliente, salva la possibilità di acquistare e di accedere ai Servizi disponibili anche in mancanza della precedente conservazione dei dati dei mezzi di pagamento. Tale trattamento è eseguito esclusivamente dal fornitore del metodo di pagamento selezionato dal Cliente.

La base giuridica di questo trattamento è il consenso libero, specifico, informato ed inequivocabile dell’Interessato (art. 6, c. 1, lett. a) del GDPR), espresso mediante dichiarazione o azione positiva (e.g., flag o click) e raccolto dai fornitori del metodo di pagamento. La revoca del consenso può essere esercitata in ogni tempo, seguendo le indicazioni previste dalle informative privacy dei fornitori di tale servizio.

(h) Organizzare e gestire i Webinar [esecuzione del contratto/misure precontrattuali]

I Dati Personali degli Interessati che si iscrivono ai Webinar (nome, cognome, indirizzo email e altri dati forniti in fase di registrazione) saranno trattati per consentire l’organizzazione e la gestione tecnica dell’evento, incluso l’invio delle credenziali di accesso, delle comunicazioni di servizio relative all’evento e del materiale informativo post-Webinar. La base giuridica di questo Trattamento è l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR). Durante la partecipazione al Webinar, la piattaforma potrebbe raccogliere automaticamente dati tecnici di connessione (indirizzo IP, durata della sessione, interazioni con la piattaforma) necessari per il funzionamento tecnico del servizio.

Il conferimento dei Dati Personali per questa finalità è necessario per partecipare al Webinar e, pertanto, l’eventuale rifiuto a fornirli comporterà l’impossibilità di accedere all’evento. 

(i) Registrare e utilizzare le registrazioni dei Webinar [consenso]

I Dati Personali degli Interessati, inclusi immagine e voce, potranno essere registrati durante i Webinar e successivamente utilizzati da Aptus.AI per finalità di diffusione, condivisione sui propri canali di comunicazione (inclusi i social media), archiviazione e ulteriore fruizione da parte di terzi interessati. La base giuridica di questo Trattamento è il consenso libero, specifico, informato ed inequivocabile dell’Interessato. Tale consenso viene raccolto, alternativamente, (i) durante la fase di registrazione al Webinar, mediante specifica spunta su una casella non preselezionata, o (ii) all’inizio di ciascun Webinar, prima dell’avvio della registrazione, attraverso specifica richiesta da parte del moderatore. Gli Interessati che non intendono prestare il consenso alla registrazione possono comunque partecipare al Webinar mantenendo disattivate la propria webcam e il proprio microfono e astenendosi dall’intervenire verbalmente. La revoca del consenso può essere esercitata in ogni tempo seguendo le indicazioni di cui al punto 8 della presente Informativa Privacy. La revoca del consenso comporterà la cessazione del trattamento dei Dati Personali dell’Interessato e la rimozione della registrazione dai canali di proprietà di Aptus.AI, fermo restando che potrebbero sussistere limitazioni tecniche nella rimozione di contenuti già diffusi su piattaforme di terzi o già oggetto di condivisione da parte di altri utenti, sulle quali Aptus.AI non esercita controllo diretto. 

(j) Garantire la sicurezza informatica, di accesso e utilizzo della Piattaforma da parte degli Utenti [legittimo interesse]

I Dati Personali del Cliente e/o dell’Utente potranno essere utilizzati per garantire la sicurezza informatica della Piattaforma. 

La base giuridica di questo Trattamento è il legittimo interesse (art. 6, c. 1, lett. f) del GDPR). Il conferimento dei Dati Personali per questa finalità è necessario e, pertanto, l’eventuale rifiuto a fornirli comporterà l’impossibilità di fornire correttamente i Servizi della Piattaforma individuati nel Contratto.

(k) Adempiere ai vigenti obblighi di legge e consentire ad Aptus.AI di accertare, esercitare e difendere i propri diritti in giudizio o dinanzi a qualsiasi altra autorità competente [legittimo interesse/obbligo legale]

I Dati Personali del Cliente e/o dell’Utente potranno essere trattati per tutelare la posizione giuridica, i diritti e gli interessi di Aptus.AI in merito alla sottoscrizione, all’interpretazione e all’adempimento del Contratto. Tale Trattamento si fonda: i) sul legittimo interesse (art. 6, c. 1, lett. f) del GDPR) di Aptus.AI, consistente nel beneficio che Aptus.AI può ottenere nel proteggere la propria posizione giuridica, i propri diritti e i propri interessi, che Aptus.AI considera prevalenti rispetto al diritto alla riservatezza degli Utenti; e ii) laddove il coinvolgimento di autorità terze sia necessario o opportuno, in base all’obbligo legale (art. 6, c.1, lett. c) del GDPR) di Aptus.AI di collaborare con le autorità competenti nello svolgimento di indagini relative all’esecuzione, all’interpretazione e all’adempimento del Contratto. Il conferimento dei dati per tale finalità è necessario ed in caso di rifiuto il Titolare non potrà fornire i servizi richiesti.

(l) Permetterti di esercitare i diritti del Cliente e/o dell’Utente [obbligo legale] 

Il Titolare potrà trattare i Dati Personali del Cliente e/o dell’Utente al fine di: (i) dare riscontro alle richieste di esercizio di diritti in relazione alla prestazione dei Servizi della Piattaforma; (ii) effettuare le attività che si rivelino necessarie quale conseguenza dell’esercizio di tali diritti; (iii) ricevere e dare riscontro alle richieste di esercizio dei diritti in materia di protezione dei Dati Personali previsti dal GDPR e svolgere tutte le attività conseguenti.

La base giuridica di questo trattamento è l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del Trattamento (art. 6, c. 1, lett. c) del GDPR). Il conferimento dei dati per tale finalità è necessario ed in caso di rifiuto il Titolare non potrà fornire i servizi richiesti. 

5. Comunicazione dei dati – A chi vengono comunicati i Dati Personali?

I Dati Personali del Cliente e/o dell’Utente saranno trattati esclusivamente dal personale e da collaboratori del Titolare, specificamente autorizzati ex artt. 29 del GDPR e 2-quaterdecies del Codice Privacy, o dalle imprese espressamente nominate come Responsabili del Trattamento, ex art. 28 del GDPR.

L’Interessato al Trattamento potrà richiedere al Titolare, in qualsiasi momento, un elenco aggiornato dei Responsabili che effettuano operazioni di Trattamento sui suoi Dati Personali. 

6. Trasferimento dei dati – A chi vengono trasferiti i Dati Personali?

In linea generale, il Titolare non trasferisce i Dati Personali degli Interessati verso paesi esterni allo Spazio Economico Europeo o ad organizzazioni internazionali. 

Nel caso in cui ciò dovesse avvenire, il Titolare garantisce che tutti i trasferimenti saranno soggetti alle tutele appropriate descritte nell’articolo 46 del GDPR.

7.Periodo di conservazione dei dati personali – Per quanto tempo conserviamo i Dati Personali?

I Dati Personali sono conservati per il periodo di tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti. Riportiamo di seguito una esaustiva analisi dei periodi di conservazione, relativamente alle finalità rappresentate nel precedente punto 3 della presente Informativa Privacy.

8. I diritti dell’interessato – Quali sono i diritti del Cliente e/ dell’Utente?

Il GDPR garantisce a ciascun Interessato al Trattamento alcuni importanti diritti che puoi esercitare nei confronti del Titolare. Tra i diritti riconosciuti rientrano quelli di:

(a) Chiedere al Titolare l’accesso ai Dati Personali ed alle informazioni relative agli stessi (ex art. 15 del GDPR), la rettifica e/o l’integrazione dei Dati Personali inesatti o l’integrazione di quelli incompleti (ex art. 16 del GDPR), la cancellazione dei Dati Personali che riguardano personalmente il Cliente e/o l’Utente (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo), o la limitazione del Trattamento dei Dati Personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del GDPR).

(b) Richiedere ed ottenere dal Titolare – nelle ipotesi in cui la base giuridica del Trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati – i Dati Personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare tali Dati Personali ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali, ex art. 20 del GDPR).

(c) Opporsi in qualsiasi momento al Trattamento dei Dati Personali che abbia quale base giuridica il legittimo interesse del Titolare (ex art. 21 del GDPR), mediante invio di un’e-mail ad Aptus.AI. Nel caso di esercizio del diritto di opposizione il Titolare si astiene dal trattare ulteriormente i Dati Personali, salvo che dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al Trattamento che prevalgano sugli interessi, sui diritti e le libertà fondamentali dell’Interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

(d) Revocare il consenso in qualsiasi momento, limitatamente alle ipotesi in cui il Trattamento sia basato sul tuo consenso per una o più specifiche finalità e riguardi Dati Personali comuni (ad esempio data e luogo di nascita o luogo di residenza) senza pregiudicare la liceità del Trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca (ex art. 13, par. 2, lett. c) del GDPR).

(e) Proporre reclamo a un’autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali – garanteprivacy.it) (ex art. 13, par. 2, lett. d) del GDPR). 

Ai sensi dell’art. 12 del GDPR, il Titolare fornirà all’Interessato le informazioni circa le azioni intraprese in relazione ad una richiesta di esercizio dei diritti senza ingiustificato ritardo e, comunque, entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tale termine può essere esteso sino a 3 (tre) mesi in casi di particolare complessità. Il Titolare, in tale ultimo caso, informerà l’Interessato della proroga e dei motivi del ritardo entro un mese dal ricevimento della richiesta. Se hai presentato una richiesta mediante mezzi elettronici, le informazioni ti saranno fornite, ove possibile, con mezzi elettronici, salvo tua diversa indicazione.

Ultimo aggiornamento: 1 luglio 2026